ChatGPTで議事録を作る方法をお探しですね。
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会議の後の議事録作成、もっとラクにできます
会議が終わった後の議事録作成、正直めんどくさいですよね。
録音を聞き直して、大事なところをメモして、きれいな文章にまとめて…気づいたら1時間以上かかってた、なんてことも。
でも実は、ChatGPTを使えばこの作業がびっくりするほど短縮できるんです。
この記事では、AI初心者の方でも今日から使える「ChatGPTで議事録を自動で作る方法」を、できるだけわかりやすく説明していきます。
議事録作りは「文字起こし」→「まとめ」の2ステップ
まず知っておいてほしいのが、ChatGPTに録音を聞かせるだけで完璧な議事録ができる…わけではないということ。
実は、良い議事録を作るには2つのステップが必要なんです。
**ステップ1：音声を文字にする（文字起こし）**
ZoomやTeamsなどの会議ツールには、話した内容を自動で文字にしてくれる機能があります。
これを使って、まず会話を全部テキストにします。
**ステップ2：文字をまとめる（要約）**
次に、その長〜いテキストをChatGPTに渡して、大事なポイントだけを抽出してもらいます。
なぜこの2段階が必要かというと、一度文字にしてから整理した方が、情報の抜け漏れが少なく、正確な議事録ができるからなんです。
「文字起こしツール」と「ChatGPT」、それぞれの得意なことを組み合わせるのがコツです。
実際にやってみよう！3つのステップ
では、具体的にどうやって進めるのか見ていきましょう。
ステップ1：会議を録音して文字にする
まずは会議の内容を文字データにします。
– **オンライン会議の場合：** TeamsやZoom、Google Meetには文字起こし機能があるので、それをオンにするだけ。
会議が終わったら自動でテキストが出来上がっています。
– **対面会議の場合：** スマホのボイスレコーダーで録音して、後から文字起こしツール（Whisperなど）を使うか、Wordのディクテーション機能でリアルタイムに文字化する方法もあります。
ステップ2：ChatGPTに整理してもらう
文字起こしデータをそのままChatGPTに渡すのではなく、「どんな議事録がほしいか」を具体的に伝えるのがポイントです。
ただ「要約して」だけだと、期待したものと違う結果になることも。
文字起こしデータには「えーっと」「あのー」みたいな余計な言葉や、話し言葉特有のまとまりのなさがあります。
なので、まずは「あなたはプロの議事録作成者です。
以下の文章から不要な言葉を削除して、読みやすく整えてください」といった感じで前処理をお願いします。
その後で、決定事項やToDoリストを抜き出してもらうとスムーズです。
ステップ3：最後は必ず自分の目でチェック
ChatGPTはすごく便利ですが、完璧ではありません。
人の名前を間違えたり、数字を取り違えたり、「誰が何を言ったか」を混同することもあります。
だから、出来上がった議事録は必ず自分で一度読み直して、大事な数字や決定事項に間違いがないか確認しましょう。
この3ステップを習慣にすれば、1時間かかっていた作業が10分くらいで終わるようになりますよ。
そのままコピペして使える！ChatGPTへの指示の出し方
ChatGPTから良い答えをもらうには、質問の仕方（プロンプト）が大事です。
ざっくり「まとめて」だけだと、使えない要約になってしまうことも。
効果的な指示には、次の4つの要素を入れましょう。
1. **役割を決める**（「あなたはプロの書記です」など）
2. **データを渡す**（文字起こしテキストを貼る）
3. **形式を指定する**（どんな項目がほしいか）
4. **ルールを決める**（「です・ます」ではなく「だ・である」で、など）
実際に使えるテンプレート
こんな感じで指示を出すと、使いやすい議事録ができます。
“`
【あなたの役割】
あなたは優秀なプロジェクトマネージャーです。
会議の文字起こしから、みんなに共有する議事録を作ってください。
【会議の内容】
（ここに文字起こしテキストを貼り付け）
【こんな形式でお願いします】
1. 会議の目的
2. 決まったこと（箇条書きで）
3. 保留になったこと・課題
4. 次にやること（誰が・いつまでに）
【お願いしたいこと】
・「えー」「あー」などは削除してください
・「です・ます」ではなく「だ・である」で書いてください
・数字や名前は正確に書いてください
“`
会議の種類によって、この形式を少し変えると良いですよ。
たとえばアイデア出しの会議なら、「決まったこと」より「出たアイデアのリスト」を重視した形式にするとか。
一度良いテンプレートができたら、チームで共有して使い回すのがおすすめです。
使う前に知っておきたい注意点
ChatGPTはとても便利ですが、仕事で使うなら「セキュリティ」と「完璧じゃない」ことを理解しておく必要があります。
セキュリティについて
無料版のChatGPTをそのまま使うと、入力した会議内容がAIの学習データとして使われる可能性があります。
会議には会社の機密情報や個人情報が含まれることも多いので、これは問題ですよね。
**対策：**
– ChatGPTの設定で「学習履歴をオフ」にする
– 企業向けの「ChatGPT Enterprise」を検討する
– 顧客名や具体的な数字は伏せ字にしてから入力する
完璧じゃないことを知っておく
AIは時々、実際には話されていない内容を「もっともらしく」作り出してしまうことがあります（これを「ハルシネーション」と言います）。
特に専門用語が間違って文字起こしされていると、その間違いをもとに話を展開してしまうことも。
また、一度に処理できる文字数にも限界があるので、長い会議は分割して処理する必要があります。
**気をつけるポイント：**
– AIが出した数字や決定事項は、必ず元の記録と照らし合わせる
– 「AIは下書きを作ってくれるアシスタント」と考える
– 最終的には人間がチェックして責任を持つ
完全に自動化するのではなく、「面倒な部分をAIに任せて、大事なチェックは人間がする」というバランスが大切です。
まとめ
議事録作成は地味だけど大事な仕事。
でも、時間がかかりすぎて本来の仕事が進まないのはもったいないですよね。
ChatGPTを上手に使えば、その時間を大幅に減らせます。
最初は慣れないかもしれませんが、何回か試すうちにコツがつかめてきます。
ぜひ今日から試してみてください！
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